PERSIAPAN DATA AWAL PADA MYOB

Apa yang harus anda persiapkan untuk menampilkan software ini ke kasus perusahaan Anda ? Jawaban pertama dan harus ada adalah data awal posisi keuangan Anda yang sering disebut dengan Neraca (Balance Sheet). Apa itu Balance Sheet ? Sebuah daftar yang menampilkan jenis harta beserta  jumlahnya,  utang kepada orang luar (kreditor), serta utang kepada pemilik perusahaan (modal/equity).

Harta terbagi menjadi beberapa kelompok dan nama masing-masing harta, seperti kelompok harta lancar (harta yang umurnya kurang dari satu tahun )yang terbagi menjadi sub kelompok seperti kas/bank, piutang, persediaan, dan lainnya. Sub kelompok kas/bank terdiri dari kas kecil, kas besar, bank A, bank B, bank C, dan lain sebagainya.

Berikut beberapa data awalyang harus anda sediakan sebelum bekerja dengan MYOB.

1. Daftar Akun (Account List)
   Untuk mempermudah membandingkan dan menjumlahkan suatu kelompok bararti anda harus membuat klasifikasi akun dan memberikan nomor kode unik (tidak ada yang sama dengan yang lain ). Pengkodean dan pengelompokan akun disebut dengan Account List. Sussunlah Chart of Account sesuai dengan GAAP (General Accepted Accounting Principles). Jika perusahaan sudah memiliki Account yang Complatible dengan MYOB maka tidak perlu memasukan daftar akun satu per satu, cukup melalui proses impor data akun saja.
2. Daftar Proyek dan Departemen (Job List & Category )
   Buatlah dan tetapkan job (Proyek) serta Category (Departement) perusahaan Anda (jika anda). Fungsi dari Job List dan Category ini adalah dapat menghasilkan laporan laba/rugi per proyek serta dapat pula melihat laporan laba/rugi dan neraca per categori/departemen.
3. Daftar nama orang dan rekanan (Card file)
   Catatan dan kelompokan data custome, supplier, employee, dan personal. Jika data ini jumlahnya banyak, gunakan saja fasilitas impor card file yang sudah disediakan oleh MYOB.
4. Daftar Barang & Jasa (Item List)
   Catatan dan kelompokan nama barang /jasa yang akan diperjualbelikan. Hitung pula stock yang masih ada sampai dengan tanggal cut off (tanggal titik awal sebelum memulai transaksi dengan MYOB).
5. Hubungan antara akun otomatis (Linked Account)
   Tetapkan dan pilih akun yang akan dimasukkan kedalam Linked Account inilah nantinya yang akan membuatkan jurnal secara otomatis dari setiap transaksi yang dimasukkan.
6. Saldo neraca awal (Opening Balance)
   Masukan saldo masing-masing akun, Customer, Supplier, Inventory, dan job anda (jika ada). Cek kembali keseimbangan neraca anda sebelum memasukan transaksi. Seluruh data saldo awal di atas akan dicatat sebagai lawannya adalah akun Historical Balancing Account.
7. Gunakan menu Easy Setup Assistant untuk memandu melakukan berbagai setup awal dengan tuntunan MYOB.
8. Jika perlu buatlah user profile (multi user)berikut password dan kewenangan masing-masing user.
9. Pelajari masing-masing modul dan jika perlu konsultasilah dengan konsultan yang telah berpengalaman mengaplikasiakn MYOB ke berbagai perusahaan dan sudah memiliki sertifikasi konsultan MYOB (Certifiled MYOB Consultant) yang telah disetandarisasikan oleh MYOB secara internasional.